Comparatif
Curapelle ou un tableur de suivi des séances, que choisir
Le tableur est la deuxième vie du carnet. Une colonne par bénéficiaire, une ligne par séance, un onglet par forfait, et souvent un fichier partagé entre deux ou trois intervenantes d’une association. C’est gratuit, c’est immédiat, et cela répond très bien à la question du comptage. Le tableur devient un problème dès qu’il contient autre chose que des nombres, c’est à dire dès la première ligne de commentaire.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Curapelle | le tableur de suivi des séances |
|---|---|---|
| Compter les séances d’un forfait | Solde et séances planifiées affichés en continu | Excellent, c’est ce que le tableur fait le mieux |
| Écrire un ressenti ou une précaution | Champ dédié, niveau de confidentialité par bloc | Une cellule de commentaire que tout le monde lit |
| Confidentialité par bloc d’information | Du privé absolu au partageable, décidé à la saisie | Le fichier se partage entier ou pas du tout |
| Consentement de partage | Recueilli ligne par ligne, daté, révocable | Aucune place prévue, souvent absent |
| Anonymisation pour le financeur | Version statistique produite sans identité | Masquer les colonnes ne rend rien anonyme |
| Relecture du vocabulaire | Reformulation neutre proposée avant enregistrement | Aucune, la cellule accepte tout |
| Zones évitées rappelées avant la séance | Affichées en tête de la fiche suivante | Il faut penser à ouvrir le bon onglet |
| Plusieurs intervenantes | Jusqu’à six comptes avec droits de lecture séparés | Tout le monde voit tout, ou personne ne voit rien |
| Traçabilité des modifications | Journal des consultations et des versions | Une cellule écrasée ne laisse pas de trace utile |
| Durée de conservation | Fixée par catégorie de document, purge ensuite | Le fichier reste dix ans dans un dossier partagé |
Le tableur est excellent pour compter, catastrophique pour écrire
Un tableur suit parfaitement un forfait: séances financées, séances réalisées, reste à engager, montant. Sur ce terrain, il n’a rien à envier à un logiciel, et une formule bien posée vaut mieux qu’une interface mal pensée. Le basculement se produit à la colonne suivante, celle qu’on appelle observations, notes ou remarques. C’est là qu’atterrissent la peau qui tire, le refus du soin du visage, la phrase sur le conjoint, et parfois le nom d’un traitement recopié d’une ordonnance.
À partir de cette colonne, le fichier change de nature. Il contient des données touchant à la santé, qui relèvent des catégories particulières de l’article 9 du règlement général sur la protection des données. Il n’a plus rien à faire dans un dossier partagé avec la trésorière de l’association, ni dans une pièce jointe envoyée par messagerie pour préparer une réunion. Personne n’a pris cette décision, elle s’est produite toute seule, une cellule après l’autre.
Masquer des colonnes n’est pas anonymiser
La manœuvre classique consiste à dupliquer le fichier, effacer la colonne des noms et envoyer le reste au financeur. Cela ne produit pas un bilan anonymisé. Dans un groupe de huit femmes suivies sur un même territoire, une date de naissance, une commune, un rythme de séances et un type de soin suffisent à reconnaître quelqu’un. Le tableur ne vous prévient de rien: il exécute ce que vous lui demandez, y compris quand vous vous trompez.
Une version statistique digne de ce nom se construit à l’envers: on décide d’abord ce que le financeur a le droit de voir, puis on n’expose que cela. Nombre de séances, répartition dans le temps, durée moyenne, type de soin de confort, cycles engagés, orientations vers l’équipe soignante. Rien d’autre. C’est ce que produit Curapelle à partir de la même saisie, sans que vous ayez à fabriquer une copie expurgée dont vous ne serez jamais tout à fait sûre.
Le partage entre intervenantes, le point de rupture
Tant que vous travaillez seule, le tableur reste gérable. Dès qu’une association coordonne trois ou quatre intervenantes, il se casse. Soit le fichier est partagé et chacune lit les notes intimes des bénéficiaires des autres, ce qui n’est acceptable ni déontologiquement ni contractuellement au regard de la clause de discrétion de votre convention. Soit il ne l’est pas, et la coordinatrice passe ses soirées à recoller quatre fichiers pour préparer un bilan.
La formule Association répond exactement à ce point: jusqu’à six intervenantes rattachées, avec des droits de lecture séparés, des trames de séance partagées et un export d’activité anonymisé prêt pour le bilan annuel. Chacune écrit ses fiches, personne ne lit les fiches des autres, et le bilan se prépare en une demi journée au lieu d’une semaine de relances.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous ne suivez que des nombres, gardez le tableur. Pour piloter la consommation d’un forfait, comparer le coût d’un cycle d’une année sur l’autre ou préparer un budget de subvention, il reste plus rapide et plus souple que n’importe quel logiciel, et il ne coûte rien. Beaucoup de nos utilisatrices conservent d’ailleurs un tableur de facturation à côté de Curapelle. La règle est simple: des chiffres dans le tableur, jamais un mot sur une bénéficiaire.
Le verdict
Le tableur n’est pas un mauvais outil, c’est un outil qui n’a aucune notion de confidentialité. Il ne sait pas qu’une cellule contient une donnée de santé, il ne sait pas qui l’a lue, il ne sait pas qu’il faudra l’effacer un jour. Tant que votre suivi tient en nombres, il fait le travail. Dès que vous y écrivez une phrase sur une femme, vous avez besoin d’un support qui distingue le privé du partageable.
Questions frequentes
- Puis je importer mon tableur existant ?
- Oui pour la partie utile: bénéficiaires en cours, cycles engagés, soldes de forfaits et précautions déclarées encore valables. Les colonnes de commentaires libres sont reprises manuellement, parce que c’est l’occasion de les réécrire dans un vocabulaire neutre et de les répartir entre note privée et information partageable. Comptez une heure seule, deux heures pour une association.
- Et si mon financeur réclame un tableur ?
- C’est fréquent, et cela reste possible. L’export d’activité anonymisé se produit au format tableur comme au format document, avec les colonnes que le financeur attend: séances, cycles, durées moyennes, orientations. La différence est que ce fichier est généré à partir de vos fiches, sans identité dedans, au lieu d’être une copie retouchée de votre suivi complet.
- Un tableur protégé par mot de passe suffit il ?
- Le mot de passe protège le fichier, pas l’usage. Il ne dit pas qui l’a ouvert, ne sépare pas ce qui est partageable de ce qui ne l’est pas, ne trace pas le consentement de la bénéficiaire et n’efface rien au terme de la durée de conservation. C’est une serrure sur une pièce où tout est en vrac, ce qui vaut mieux que rien mais ne règle pas le fond.
Curapelle ou un tableur de suivi des séances, que choisir
Le tableur n’est pas un mauvais outil, c’est un outil qui n’a aucune notion de confidentialité. Il ne sait pas qu’une cellule contient une donnée de santé, il ne sait pas qui l’a lue, il ne sait pas qu’il faudra l’effacer un jour. Tant que votre suivi tient en nombres, il fait le travail. Dès que vous y écrivez une phrase sur une femme, vous avez besoin d’un support qui distingue le privé du partageable.